Além disso, em cada arquivo conservem-se as determinações e outros documentos desse gênero que de qualquer forma são ou possam ser úteis. (C 251) CM 539 Escritos sigilosos 201Os escritos que exigem sigilo e que possam lesar a boa fama de alguém devem ser guardados no arquivo comum, mas num armário especial ou num cofre bem fechado, preservados com o máximo cuidado e todos os anos devem ser destruídos quanto antes aqueles documentos cuja conservação, a juízo do superior, já se torna supérflua. (C 251) CM 543 Catálogo de documentos 202Com toda a diligência e solicitude seja feito um catálogo dos documentos que estão guardados no arquivo, com um breve sumário de cada um dos escritos, que deve ser renovado todos os anos. Tanto o superior como o secretário investiguem cartas ou escritos dispersos ou fora do lugar; empreguem todos os esforços necessários para que eles sejam restituídos ao arquivo. Os documentos mais importantes devem ser preservados em forma de papel. (C 251) CM 540 Cópias 203 No final de cada ano os dossiês e documentos de maior importância em forma de cópias, fotocópias, microfilmes ou arquivos de computador digitalizados devem ser enviados para preservação também em outro lugar. (C 251) Arquivista 204Deve procurar-se que ao menos nos arquivos maiores, para a função de arquivista, seja indicado alguém outro dos coirmãos, que não seja o secretário. (C 251) Envio de publicações 205Todos os membros da Congregação têm a obrigação de enviar à biblioteca geral em Roma, todas as publiDiretório – Parte VI 238
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