CAPÍTULO V SECRETÁRIOS E ARQUIVOS Eleição dos secretários 197Os secretários são nomeados: o geral, pelo superior geral; o provincial pelo superior provincial; o do vicariato pelo superior do vicariato e o local, pelo superior local, com o consentimento do respectivo conselho. (C 250) Obrigações dos secretários 198 São obrigações dos secretários: 1) guardar fielmente no arquivo os documentos, as atas e as correspondências adequadamente dispostos e devidamente fechados, às correspondências existentes adicionar em tempo oportuno as novas e possuir de tudo um catálogo, isto é, um inventário devidamente organizado; 2) participar das reuniões do conselho, lavrar os protocolos ou as atas, bem como assiná-los após o superior e os conselheiros presentes na reunião; 3) por ordem e em nome do superior redigir as cartas e demais documentos que dizem respeito aos assuntos da Congregação, submetê-lo à aprovação ou à assinatura do superior e guardar as suas cópias; num registro anotar as cartas enviadas e recebidas; 4) manter um registro anualmente renovado dos recursos humanos, no qual deve estar assinalado o nome, o sobrenome, os nomes dos pais, data e o lugar de nascimento e da profissão de cada coirmão, os estudos feitos, as qualidades e aptidões práticas, o cargo exercido e as tarefas executadas, bem como outros dados úteis à administração; 5) os secretários geral, provincial e do vicariato devem igualmente possuir uma relação das casas atualizada todos os anos na qual devem estar assinaladas todas as informações relacionadas com as próprias casas, úteis para a sua administração, bem Diretório – Parte VI 236
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