272 ainsi que les copies des documents plus importants relatifs aux maisons et institutions respectives, et également les documents importants concernant les membres particuliers de la province et du vicariat et qui ne sont pas nécessaires pour leur usage personnel ; 3) dans les archives locales, les dossiers concernant la maison et l’institution, ainsi que tout ce qui est important d’un point de vue juridique ou historique. En outre, il faut conserver dans les archives respectives toutes les dispositions et autres documents de ce genre qui pourraient être utiles de manière quelconque. (C 251) CM 539 Écrits secrets 201 Les écrits devant rester secrets, qui pourraient nuire à la réputation de quelqu’un, doivent être conservés dans des archives communes, mais dans une armoire spéciale ou cachette fermée et doivent être protégés le plus soigneusement possible, il faut également détruire chaque année, le plus rapidement possible, les documents que le supérieur jugera inutiles. (C 251) CM 543 Catalogue de documents 202 Le catalogue des documents se trouvant dans les archives doit être établi et renouvelé chaque année avec tout le soin et l’attention nécessaires, avec un bref résumé de chaque écrit. Le supérieur comme le secrétaire doivent recueillir avec soin les documents et écrits qui ont été accidentellement dispersés et abandonnés ailleurs, en s’efforçant d’utiliser tous les moyens pour qu’ils retournent aux archives. Les documents plus importants doivent être conservés sur papier. (C 251) CM 540 Constitutions - Partie VI
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