Estructura y gobierno 241 Escritos secretos 201Los documentos que puedan lesionar la buena fama de alguien se deberán conservar en secreto y guardados en el archivo común pero bajo llave en una caja especial o cofre y protegidos estrictamente. Anualmente se deberán quemar aquellos documentos cuya conservación, a juicio del superior, es innecesaria. (C 251) CR 543 Catálogo de los documentos 202Se mantendrá con toda diligencia y solicitud, un inventario o catálogo de los documentos que se guardan en el archivo junto con una breve sinopsis de cada documento, renovándolo anualmente. Tanto el superior como el secretario investigarán cuidadosamente las cartas o documentos dispersos o puestos fuera de lugar y tomarán todas las medidas necesarias para devolverlos al archivo. Los documentos más importantes deberán ser preservados en forma de papel. (C 251) CR 540 Copias 203Al final de cada año, las actas y documentos de mayor importancia se deberán copiar, fotocopiar, microfilmar o digitalizar, y enviar a otro lugar para su conservación. (C 251) Archivista 204Será nombrado como encargado del archivo para los archivos mayores, un cofrade que no sea el secretario. (C 251) Envío de publicaciones 205Todos los miembros de la Congregación tendrán la obligación de enviar a la biblioteca general de Roma todas las publicaciones (impresas y electrónicas, si es posible) relacionadas con la Congregación, sus miembros, historia, espiritualidad, misión, etc. Igualmente se alentará a todos que envíen otras publicaciones, especialmente con la
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